Holen Sie Freigaben von Kolleg:innen, Vorgesetzten, Kunden und Lieferanten – in Minuten statt Tagen.
Zackly ist die Freigabe-Plattform für interne und externe Entscheider. Ein sicherer ZackLink, ein Klick, eine dokumentierte Entscheidung – ganz ohne Benutzerkonto für Externe.
Ohne Registrierung für Externe · In Minuten startklar · DSGVO-konform, Hosting in der EU
Rechnungsfreigabe
Sicherer ZackLink · gültig bis 30.07. · Audit-Log aktiv
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Rechnungen liegen tagelang im Postfach der Geschäftsführung.
Angebote warten auf das OK, bevor sie zum Kunden können.
Kunden bestätigen Designs, Texte oder Konzepte nicht rechtzeitig.
Verträge zirkulieren im endlosen E-Mail-Ping-Pong.
Bestellungen hängen an einer einzigen fehlenden Freigabe.
Niemand weiß, wer als Nächstes entscheiden muss.
Das Problem sind selten Ihre Prozesse. Das Problem ist, dass Entscheidungen an einzelnen Personen hängen bleiben – intern wie extern.
Statt E-Mails, Anhängen und Erinnerungen: ein sicherer ZackLink mit allen relevanten Informationen und drei klaren Optionen – Ja, Nein oder Rückfrage.
Interne Entscheider melden sich per SSO an. Externe klicken einfach den Link – ohne Konto, ohne Passwort, ohne Hürde.
Zackly bildet die typischen Freigabeprozesse in KMU strukturiert und revisionssicher ab:
Eingangsrechnungen sachlich und rechnerisch prüfen, kontieren und an DATEV oder DMS übergeben.
Beispiel-ZackLink
„Rechnung Nr. 2024-118 der Muster GmbH über 4.820,00 € freigeben?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Ausgehende Angebote vor Versand durch Vertriebsleitung oder Geschäftsführung absegnen lassen – inklusive Rabatt- und Sonderkonditionsprüfung.
Beispiel-ZackLink
„Angebot AN-2024-441 · Bauer AG · 62.500 € · Rabatt 12 % freigeben?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Rahmen-, Liefer- und Dienstleistungsverträge mit klaren Zuständigkeiten, Fristen und Mehr-Augen-Prinzip freigeben.
Beispiel-ZackLink
„Rahmenvertrag mit Logistik Nord GmbH · Laufzeit 24 Monate · 180 T€ p.a. freigeben?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Kunden bestätigen Layouts, Texte, Konzepte oder Marketingmaterial per Klick – inklusive Kommentaren pro Element.
Beispiel-ZackLink
„Landingpage-Entwurf V3 · Kampagne Frühjahr 2025 zur Produktion freigeben?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Urlaubs-, Reise- und Spesenabrechnungen landen direkt bei der richtigen Führungskraft – inklusive Vertretungsregelung.
Beispiel-ZackLink
„Urlaubsantrag L. Weber · 12.–23.08.2025 · 10 Arbeitstage genehmigen?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Bestellanforderungen strukturiert freigeben – inklusive Budget-, Wertgrenzen- und Lieferantenprüfung.
Beispiel-ZackLink
„Bestellanforderung BA-778 · 3 Notebooks · 5.940 € · Lieferant TechOne freigeben?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Richtlinien, Zertifikate, AGB, NDAs und Nachweise revisionssicher bestätigen lassen – mit Ablaufüberwachung.
Beispiel-ZackLink
„NDA Version 2.4 · gültig ab 01.01.2025 zur Kenntnis nehmen und bestätigen?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Eigene Freigabearten mit individuellen Feldern, Regeln und Entscheidungspfaden – vom Onboarding-Check bis zur Produktionsfreigabe.
Beispiel-ZackLink
„Erstmuster Bauteil 44-A · QS-Prüfbericht Nr. 118 zur Serienfertigung freigeben?"
Typische Inhalte
Entscheidungsoptionen
Rechnung, Angebot, Vertrag oder individuelle Freigabe erfassen – manuell oder direkt aus Ihrem System.
Intern per Rolle oder Namen, extern per E-Mail. Der Empfänger öffnet einen sicheren Link – ohne Konto, ohne Passwort.
Ja, Nein oder Rückfrage – jede Freigabe wird automatisch mit Zeit, Person und Kommentar im Audit-Log festgehalten.
Andere Tools sind entweder auf interne Workflows oder auf externe Signaturen spezialisiert. Zackly deckt beides ab – in einem einzigen Vorgang.
Jede Freigabe ist einer Person, einem Vorgang und einem Zeitpunkt eindeutig zugeordnet – automatisch, lückenlos und jederzeit als PDF-Protokoll exportierbar.
Jede Entscheidung wird mit Person, Zeitpunkt, IP und Kommentar dokumentiert – exportierbar als PDF-Freigabeprotokoll.
Definieren Sie Wertgrenzen, ab denen zusätzliche Entscheider automatisch eingebunden werden.
Automatische Erinnerungen und Weiterleitung an Vertretung, wenn eine Freigabe zu lange liegen bleibt.
Urlaub oder Krankheit? Freigaben laufen ohne Umweg an die hinterlegte Vertretung.
Lena Weber · IP 192.0.2.44
Markus Berger · Safari 17 · macOS
„Leistungsnachweis nachreichen“
leistungsnachweis.pdf · SHA-256 3a7b…d21e
Markus Berger · 2FA per E-Mail bestätigt
Automatisch · Ref BU-88214
Signiert mit qualifiziertem Zeitstempel · Aufbewahrung 10 Jahre gemäß GoBD
Vollständiger Audit-Trail, Kommentare, Integritätsnachweis – als PDF, revisionssicher archivierbar und prüfbar durch Wirtschaftsprüfer oder Behörden.
statt 4 Tagen bis zur Freigabe
weniger Nachfassen per E-Mail
der Entscheidungen dokumentiert
Zackly verbindet sich mit den Systemen, in denen Ihre Rechnungen, Verträge und Dokumente heute schon leben.
Externe Entscheider – etwa Kunden, Lieferanten oder Steuerberater – erhalten einen ZackLink per E-Mail. Ein Klick öffnet den Vorgang direkt im Browser, ohne Benutzerkonto oder Passwort. Der Link ist personalisiert, kryptografisch signiert und nur auf die eine Freigabe beschränkt. Bei sensiblen Vorgängen lässt sich zusätzlich eine 2-Faktor-Bestätigung per E-Mail oder SMS aktivieren.
Ja. Jeder ZackLink enthält ein zufällig erzeugtes Token, ist zeitlich befristet und nach der Entscheidung entwertet. Zugriffe werden mit IP, Zeitstempel und Gerätetyp protokolliert. Optional erzwingbar: 2-Faktor pro Freigabe, IP-Beschränkung oder erneute Identitätsprüfung ab definierten Wertgrenzen.
Jede Person kann eine dauerhafte Vertretung hinterlegen oder Abwesenheiten mit Zeitraum eintragen. Läuft eine Freigabe während dieser Zeit ein, wird sie automatisch an die Vertretung weitergeleitet – ohne dass jemand nachfassen muss. Die Vertretung entscheidet regulär, der Original-Empfänger sieht die Entscheidung später im Vorgang.
Für jede Freigabeart lassen sich Fälligkeit, Erinnerungsintervalle und Eskalationsstufen definieren. Beispiel: Nach 24 Stunden geht eine freundliche Erinnerung raus, nach 48 Stunden eine zweite, nach 72 Stunden wird automatisch an eine hinterlegte Eskalationsstelle (z. B. Vorgesetzte:r) weitergeleitet. Alle Schritte landen im Audit-Log.
Ja. Hosting erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren (Frankfurt), ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Standard, Verzeichnisse nach Art. 30 werden mitgeführt. Jede Entscheidung ist unveränderbar mit Person, Zeitpunkt, IP und Kommentar dokumentiert und mit qualifiziertem Zeitstempel signiert – nach GoBD 10 Jahre aufbewahrbar und als PDF-Freigabeprotokoll exportierbar.
Nur die Informationen, die für die konkrete Freigabe nötig sind – z. B. Rechnungssumme, Angebotsdetails, angehängte Dokumente. Persönliche Daten anderer Empfänger, interne Kommentare oder frühere Vorgänge bleiben ausgeblendet. Sichtbarkeit pro Freigabeart konfigurierbar.
Jeder ZackLink ist an eine E-Mail-Adresse gebunden. Wird der Link weitergeleitet, protokolliert das System den Zugriff mit abweichender IP oder abweichendem Gerät und markiert ihn als auffällig. Optional lässt sich der Zugriff auf die ursprüngliche E-Mail per 2-Faktor-Bestätigung erzwingen.
Jeder Vorgang lässt sich als PDF-Freigabeprotokoll exportieren – inklusive Audit-Trail, Kommentaren, Anhängen und Integritätsnachweis (Hash-Kette, Zeitstempel). Wirtschaftsprüfer, Behörden oder interne Revision erhalten damit einen prüffähigen Beleg ohne Zugriff auf die Plattform.
Weitere Frage offen? Sprechen Sie mit uns →
Verwandeln Sie Rechnungs-, Angebots- und Kundenfreigaben in klare, dokumentierte Entscheidungen. Intern und extern. Ohne Umwege.
Zack erledigt.